Как повысить свою продуктивность обучения. Отправляем письмо себе в будущее. Как достичь своего состояния потока

Эффективные люди умею правильно распределять время и дорожат каждой минутой. Если вам постоянно не хватает времени, потратьте еще несколько минут, что понять, что вы делаете не так и куда утекает драгоценный ресурс. Сутки тех, кто все успевает, тоже состоят из 24 часов.

Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.

Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа. Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.

«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», – Томас Эдисон.

Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем. Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория». При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день. Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работатьумнее.

Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее. Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня. Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.

1. Не приступайте к вещам дважды

Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.

2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.

«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», – Бенджамин Франклин.

3. Ешьте лягушку

«Есть лягушку» – американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» – лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.

4. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.

5. Соблюдайте расписание встреч

Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.

6. Говорите «нет»

«Нет» – это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.

7. Проверяйте email только в специально отведенное время

Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.

8. Не делайте несколько вещей одновременно

Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.

Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.

Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.

9. Выпадайте из социума

Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.

«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», – Чарльз Ричардс.

10. Делегируйте

Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.

11. Заставьте технологии работать на вас

Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе. Нет необходимости постоянно проверять телефон и обновления.

которые помогут вам сохранить вменяемость и получить прибыль

Наоми Данфорд делится советами по продуктивности в своем блоге . Ее формула успеха: лучшие ментальные программы + лучший маркетинг = магия.

Блог? - Придумать заголовок для вашего следующего поста в блоге.

Сайт? - Позвонить фотографу и получить прайс на снимки.

Вебинар? - Купить микрофон.

Всегда существует вполне определяемое следующее действие в любом деле. Если вы чувствуете что-то вроде: «Не знаю, с чего начать, потому что мог бы сделать с десяток различных вещей, чтобы собрать наконец-то этот вебинар », - просто выберите любое следующее действие. Это лучше, чем то ничего, которое у вас сейчас. Наличие определенного следующего шага означает, что вы всегда будете знать, что делать дальше. Больше не надо пялиться в стену.

10. Подготовьтесь к следующим задачам, чтобы было проще начать

Начать - это всегда самое сложное (поэтому мы и не делаем многих вещей, которые могли бы). Наибольшая сложность заключается в том, что если вы начнете, вам придется заканчивать. Приятного мало. Но! Если вы начнете хоть как-то, ваш мозг будет верить, что самая трудная часть уже сделана, и дальше будет легче.

(Вообще этому существует научное объяснение, но мне лень искать ссылку. К тому же, это отвлечет вас. Я забочусь о вашей продуктивности, правда-правда))

Скажите себе: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - придумать заголовок для поста в блог и открыть документ ».

Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - начать письмо с фразы: “Привет, Кейт, у меня плохие новости” ».

Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - написать название вебинара на листе бумаги и сделать майндмэп с тремя пустыми кругами ».

И отложите до завтра. Задача начата и оставит вас в открытом режиме: вашему мозгу будет казаться, что вы не начинаете, а продолжаете. Это работает, я не шучу.

11. Проверяйте и отвечайте на почту в установленное время, чтобы сохранять вменяемость

Одна из последних слышанных мной вещей по поводу почты: «Не открывать электронную почту, если вы не можете ответить на нее ». Это отлично звучит в теории - и, вероятно, это хороший совет в 90% случаев. Но это непрактично. У меня, например, много писем, которые я хочу открыть, но отвечать на них пока не готова.

Тем не менее. Если несколько раз в день вы проверяете и отвечаете на электронную почту, прилипая к ней, с вами случатся две вещи.

Во-первых , вы мгновенно полюбите свою жизнь. Постоянное сидение в почте оказывает жестокий эффект на психику. Вы будете дорожить тем фактом, что вы сейчас не в почте, как вы бы дорожили свободой после возвращения из Сан-Квентин (тюрьма - прим. ред. ).

Во-вторых , вы начнете лучше отвечать на почту, потому что начнете ненавидеть свой почтовый ящик. Вы начнете отвечать с такой скоростью, чтобы наконец-то приблизиться к тому, от чего почта вас отрывает. Ответ на почту станет наподобие небрежного посещения родственника, который вам не нравится. Быстро, достаточно вежливо и без каких-либо эмоциональных вложений.

Выберите 2 или 3 промежутка день, которые будут вашим «почтовым временем». Все, что вне этого времени, - ваша жизнь. Дверь заперта изнутри, дорогие.

12. Установите время закрытия, чтобы успеть вдвое больше

Тоже из раздела «получить назад свою жизнь» - установление времени закрытия для вашего офиса, виртуального или физического. Если вы заканчиваете работу ко времени X - и вы действительно заканчиваете , то удивитесь, насколько больше вещей будут отмечены как завершенные в вашем списке.

Одна из причин, почему вы не делаете столько, сколько могли бы - вы обманываете сами себя .

Вы позволяете отговариваться работой. Вы позволяете говорить своим близким: «Мне придется работать поздно вечером, потому что много навалилось » (а не «Мне придется работать поздно вечером, потому что я прошатался весь день, отвлекаясь на все подряд, и не хочу признавать это »). Абсолютная власть развращает и все такое.

Ответственность означает, что вы начинаете говорить себе: «Черт, если я хочу, чтобы это было сделано, значит я должен сделать это ».

Вы очень, очень умный человек. Если вы установите время закрытия, вы получите гораздо лучший результат и точно заработаете больше денег. Я никогда не видела, чтобы кто-то потерпел неудачу при таком подходе.

13. Выберите «Большую тройку» дел и проследите, чтоб они были сделаны

Поднимите руку, если слышали когда-либо такое: «Каждый день вы должны выбрать три наиболее важные вещи и делать их в первую очередь ». Так… хорошо, хорошо, много рук. Я догадалась.

Но вот что я заметила. Многие люди говорят: «Я не могу на это пойти! У меня есть 10 дел, которые нужно завершать каждый день! » Круто.

Те же самые люди очень часто говорят: «Черт! День окончен, а я не сделал ничего из списка! » (Поднимите руку, если вы говорите так чаще, чем хотелось бы).

Итак, вместо списка «большой тройки» вы сделаете ноль.

Вот как это происходит. Вы выбираете 3 самые важные на сегодняшний день дела, а затем освобождаете себя от других мыслей в голове и просто делаете.

Когда вы поймете, что важное завершено, а у вас еще в запасе большая часть дня, выберите три следующие дела. Концентрируетесь и делаете их.

Нередко получается завершить даже больше десяти задач за день. 10 больше, чем 3.

Продуктивность не должна становиться для вас Девятым кругом Дантового Ада.

Если вы предприниматель - высоки шансы, что у вас наблюдается некоторый уровень синдрома дефицита внимания. Вот почему у вас есть бизнес-суперсилы - вы можете устанавливать умственные соединения чрезвычайно быстро и делать вещи, которые другие люди не могут делать.

Но если вам трудно сосредоточиться, уверенно двигаться вперед и завершать задачи, то вам нужны конкретные решения, учитывающие синдром дефицита внимания (даже если самом деле вы им не страдаете).

Большие изменения образа жизни, полезные в долгосрочной перспективе, скорее всего, не помогут вам сделать больше дел на этой неделе.

А эти 13 советов по продуктивности - помогут. Помогут повысить продуктивность.

Это легко. Вы можете сделать это почти без усилий.

Просто выберите несколько и начните делать.

Коллеги, какой один пункт вы бы выбрали из этого списка?

• Перевод

Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.

Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Удачи вам!

Повышение продуктивности – неотъемлемый элемент успеха в жизни и профессиональной деятельности. Почему многие люди пока не ступили на данную дорогу? Подробно и пошагово о повышении личной продуктивности и ее значении в жизни – далее в материале.

Вы узнаете:

• Почему многие уверены, что повышение продуктивности на самом деле нереально.
• Какие существуют стратегии и пути повышения продуктивности.
• Как успешно обеспечить повышение продуктивности труда с помощью простых инструментов.
• Может ли работа через силу считаться повышением продуктивности.

Развеиваем мифы про повышение продуктивности

• «Организованная жизнь безжизненна и стерильна». В воображении многих людей представляются образы стерильных офисных пространств, которые они видели в журналах, отчетливо понимая – для реальной жизни этот антураж принципиально не подходит. Отчасти это действительно так – специально подготовленные для рекламы рабочие места выглядят красиво, но неправдоподобно. На самом деле рабочее пространство можно считать организованным в случае, если соблюдаются условия, когда нам требуется минимум времени для выполнения ежедневных операций. То есть, под рукой всегда находятся необходимые предметы. Если для поиска необходимых документов требуется минимум полчаса или нужно совершить более 3 кликов для запуска требующейся программы, стоит подумать над совершенствованием организации рабочего пространства.
• «У меня нет времени на тайм-менеджмент». Об этом, как правило, говорят люди, попробовавшие бездумно скопировать одну из модных западных систем. Ведь если целый день составлять списки, фиксировать задачи и учитывать время, то для реальных дел не останется времени и сил. Но любая система организации требует первоначальных трат времени в ходе изучения и внедрения. Однако со временем полностью оправдывает такие вложения за счет повышения продуктивности и значительной экономии времени.
• «Нынешним системам не хватает гибкости». По мнению многих, системы организации являются довольно жесткими и не подходят под реальные условия непредсказуемой, динамичной жизни. Но в действительности это утверждение не совсем корректно. Любая из систем организации времени направлена на максимальную гибкость и соответствует требованиям и ожиданиям широкого круга людей.
• «Продуктивность – это трудоголизм». Да, благодаря использованию системы удастся стать организованнее. С повышением продуктивности выполнять поставленные задачи получается гораздо быстрее. Но это не значит, что подчиненные будут довольны вашим продолжительным отдыхом или ранними уходами домой. Освободившееся время лучше потратить на саморазвитие, давно задуманные проекты, вопросы продвижения по службе.
• «Повышение продуктивности не для творчества». Успешные творческие личности современности – не просто творцы, но, прежде всего, бизнесмены. Разработка собственного бренда, раскрутка, договоры, заключение контрактов, гонорары и другие факторы требуют больше места, чем перо или кисть. Да и для творческого процесса наличие системы может быть крайне полезной. Важно понимать, что творчество является трудом. А успешное творчество основано на ежедневном труде. Грамотная организация труда полезна в каждой сфере деятельности.
• «Организация, продуктивность – это так скучно». Многие считают, что грамотная организация и систематизация лишит человека эффекта неожиданности в жизни, приятной спонтанности. Но это не так. Ведь при наличии четкой цели достигать её можно гораздо приятнее и успешнее.

Мнение эксперта

О технике GTD Дэвида Аллена

Алексей Соловьев ,

управляющий директор компании Prostor Capital, Москва

Несколько лет назад я понял, что на меня накатился критический объем невыполненных задач, которые начали давить. Мне приходилось решать текущие проблемы по мере поступления, не оставалось времени даже подумать над своими долгосрочными целями. Тогда я задумался о необходимости остановиться, разобраться, как успевать больше.

Однажды я посетил семинар в сфере управления времени Дэвида Аллена, изучив принципы его методики GTD. Главным принципом данной методики стало концентрирование внимание на выполнении задач, а не на их запоминание.

1. Обязательно фиксировать все дела. Подойдет любой удобный способ – бумага, компьютерная программа, диктофон. Необходимо разделение задач на категории – «сегодня», «делегировать», «на этой неделе», «отложить для информации», «в корзину» и пр.
2. Не реагировать на входящие сообщения в ту же минуту. Многие задачи поступают от людей, пишущих письма, звонящих. Не всем из этих обращений нужен немедленный ответ. Для экономии времени решил не реагировать на сообщения по мере поступления. Я не проверяю почту постоянно, не отвечают на сообщения и звонки – это остается на потом. Проверяю накопившиеся сообщения дважды в день. Некоторым сразу при просмотре отвечаю. Другие же заношу в долгосрочный план либо делегирую.
3. Привязывать все возникающие задачи к своим долгосрочным целям.

Для планирования дел мне достаточно 1,5 часов в день. Может казаться, что это серьезные траты времени, но для меня это инвестиция, позволяющая успешно решать задачи и экономить больше времени.

С чего начать повышение продуктивности

• Признайте, что большинство ваших дел бесполезны. Если вы оцените работу за последнюю рабочую неделю, сможете увидеть – 30 из 40 часов потрачены для ненужных, незапланированных, непродуктивных занятий. Если думаете, что это к вам не относится, просто делайте в течение рабочей недели записи в блокнот каждые 15 минут. Указывайте, что за последние 15 минут сделали. По завершении 40 часов посчитайте временные отрезки. Результат может удивить, и вы сможете понять – повышение продуктивности требует не столько включения новых задач, сколько отказа от ненужных.
• Делайте обязательные дела как можно скорее. Мы множество умственных сил тратим на откладывание своих дел. Вместо этого лучше по возможности быстро выполнить срочное задание, и продуктивность повысится.
• Вознаграждайте себя за выполнение важных дел. Можно себя вознаграждать за выполненную важную задачу. Это будет стимулировать наш мозг на понимание – нужно успеть в установленное время ради определенного стимула.
• Убедитесь в чистоте своего сознания. Если вас одолевают разные негативные мысли, чувство вины, стыда за неправильную работу и пр., то на высокий уровень продуктивности выйти не удастся.
• Хвалите себя за достижения. Разум человека способен прилагать больше усилий, если будет уверен в похвале за старания. Хвалите себя каждый день в течение 30 дней и будете удивлены чистотой своего мышления.
• Фокусируйтесь на том, что у вас хорошо получается. Ключевой аспект в повышении продуктивности. Следует основное внимание уделить тому, что действительно отлично получается, занимайтесь задачами, в которых сильны. Сделайте для себя данные задачи приоритетными.
• Сконцентрируйтесь на том, как помочь потребителю вашего товара или услуги. Если будете сконцентрированы на помощи для других людей, у разума будет важная причина скорее завершить работу. Нашему разуму не нравится решать бесцельные задачи.
• Не теряйте связи с людьми. Порой в одиночестве продуктивность снижается, нарушается творческий потенциал. Человек социален, и без общения снижается способность концентрироваться на задачах. Поэтому не забывайте общаться во время работы – это заметно повысит общую продуктивность.
• Измените свое окружение. При погружении в новую среду вы позволяете своему разуму становиться более созидательным с улучшением продуктивности. В основе такого эффекта – разум при изменении среды становится любопытнее. Если позволите разуму быть созидательным по отношению к окружающему миру, то он будет относиться к своей работе более творчески.
• Избегайте стремления к совершенству. Возможны ситуации, когда 90% проекта выполнены за 10 часов, а 10% – за 20 часов. Но стоят ли последние таких трат времени? Можно ли скорее завершить проект, сэкономив 20 часов?

10 стратегий для повышения продуктивности

1. Закон Паркинсона

Британский историк Сирил Норткот Паркинсон в 1955-м году в журнале The Economist сформулировал следующее правило: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Впоследствии эта аксиома стала именоваться первым законом Паркинсона. Эта проблема у нас возникала и в жизни. В частности, есть месяц для реализации проекта, однако основную часть работы делаете в последнюю неделю.

Как бороться с эффектом Паркинсона? Сокращаем свои дедлайны:

2. Состояние потока

Если вы настолько сосредоточены, что не замечаете ничего происходящего вокруг, вы впали в состояние потока. Такое часто возникает у спортсменов, которые сфокусировали внимание на достижении результата. Однако достичь данного состояния может лишь увлеченный деятельностью человек. В потоке человек полностью вовлечен своим процессом, сосредоточен на нем, полностью вовлечен и нацелен на результат.

Как достичь своего состояния потока

1) Следует сделать короткий перерыв. Иногда 10-минутный сон либо прогулка на свежем воздухе позволят «перезагрузить» состояние, со снижением личного стресса.

2) Начинать стоит медленно, глубоко дышать, делая вдох на несколько секунд, далее следует медленный выдох, при котором язык нужно прижать к зубам, делая шипящий звук (подобно шипящей змее). Данную манипуляцию делаем несколько раз.

3) Задачу разделяем на подзадачи, иначе можно бессознательно беспокоиться о ее решении. Её следует разделить на несколько подзадач либо последовательность шагов для снижения беспокойства.

4) Сознание очищаем от лишней информации – вероятно, мозг загружен множеством мыслей о работе, проблем, информацией о финансах, покупках. Возьмите ручку, всё выгрузив на бумагу, чтобы мозг сконцентрировался на одной задаче.

5) Принимаем душ – хороший душ способствует расслаблению мышц тела, разума.

6) Подумайте, что способно вас расслаблять – вспоминания о любимом человеке, берег моря.

7) Усложните задачу – если стоит слишком скучная и простая задача, можете просто лишиться интереса к ней.

8) Гуляйте, двигайтесь, прыгайте, танцуйте, заставляйте двигаться свое тело.

9) Выпейте (не алкоголь) либо перекусите, только не сладкое.

10) Правильное соотношение удоволетворения и тревоги. Спросите себя – что вы почувствуете, если не удастся справиться с поставленной задачей? Как вам будет приятно после её выполнении?

11) Включите музыку: это зарядит вас оптимизмом на выполнение задачи. Добиться большего эффекта можно благодаря наушникам.

12) Включите режим многозадачности на короткое время. Конечно, многозадачность эффективной считать не приходится, но это лучше отсутствия выполнения задач. Многозадачность включаем на 5-15 минут, пока не ощутите мотивацию. Пообщайтесь с друзьями в чате, включите телевизор, сделайте звонок. Так удастся слегка взбодриться, однако делать это привычкой не стоит.

3. Однозадачность

Многие продолжают попытки наследовать таланты Юлия Цезаря – желая делать одновременно по 5 дел и во всем преуспевать. Однако многозадачность приводит лишь к снижению личной эффективности.

Угрозы многозадачности:

• выматывает;
• нарушает качество;
• разрушает социальные связи. При большем количестве потоков информации, тем управлять оказывается сложнее. Если пишете письмо партнеру, одновременно общаясь с другом по телефону, то будете невнимательны к каждой задаче.

Для должной продуктивности следует вернуться к однозадачности.

4. Правило двух минут

Если для задачи требуются менее двух минут, просто нужно её сделать. Десятки вещей, которые могут быть выполнены за одну минуту, но откладываются на потом, вместе становятся серьезной проблемой.

5. Внутренние часы

Биологическим процессам нашего организма при смене дня и ночи приходится претерпевать серьезные циклические колебания. Их называют циркадными ритмами, которые фиксируют периоды активности и спада. Циркадные ритмы подчинены 24-часовому графику – времени, за которое проходит цикл Земли вокруг оси. Наш мозг в разное время дня и ночи работает по-разному. Поэтому нужно учитывать взаимосвязь своих суточных ритмов и определенных повседневных дел.

По данным исследования доктора Стива Кея, представляющего Южно-Калифорнийский университет, решением аналитических задач лучше заниматься в течение двух-трех часов после пробуждения. Утром температура тела несколько повышена и улучшен приток крови к мозгу.

Активность после обеда снижается, учитывая перенаправление энергии на пищеварение. Лучше использовать данное время для творческих задач.

Вечер - время спорта. Человек в период 16.00-18.00 часов имеет большую мышечную силу, гибкость суставов, с лучшей работой легких, улучшением координации.

Следует прислушиваться к внутренним часам своего организма. С решением важных интеллектуальных задач до обеда, отдавая время после обеда творчеству, а вечером не забывайте о физических упражнениях.

6. Обратная разработка

Существует понятие «обратной» разработки». Она предполагает следущее: придумывается новый продукт на основе существующего с обратным алгоритмом действия. Сначала предполагается изучение принципа работы, функций существующего продукта, а далее будет разработан аналог. Обычно распространен принцип обратной разработки в компьютерной индустрии и машиностроении. Однако подходит и для других сфер деятельности.

7. Три силы

Келли Макгонигал, профессор Стэндфордского университета, в своей книге «Сила воли. Как развить и укрепить», отмечает – самообладание построено на 3 силах:

• «Я буду» – обещания, которые даете себе и соблюдаете.
• «Я не буду» – определенные табу, накладываемые на свои вредные привычки.
• «Я хочу» – ваши истинные желания.

Если данные силы находятся в дисгармонии, сложно будет достигать своих целей. За счет их контроля удастся развивать силу воли и упорядочивать дела.

8. 52 минуты работы - 17 минут отдыха

Только роботы способны трудиться без перерыва, хотя и они при этом выходят из строя. Но многие из нас ощущают себя виноватыми, если «долго» пьют кофе. Но человек не может весь день оставаться максимально продуктивным. Нам необходим отдых. Исследование разработчиков системы Desktime предполагало изучение привычек разных сотрудников. Результат таков – наибольшей продуктивности можно добиться при работе по схеме:

52 минуты - упорная работа, затем 17 минут - отдых.

9. Поза

Профессор Эми Кадди, социальный психолог, многие годы посвятил изучению невербального языка тела. Она в своих научных изысканиях сделала вывод – позы способны влиять на чувства, гормональный уровень и поведение человека.

10. Валидация прогресса

Известный предприниматель, автор книги «Бизнес с нуля. Метод Lean Startup для быстрого тестирования идей» Эрик Рис отметил – «Эффективно работать над неправильным продуктом – это всё равно что ехать на автомобиле с обрыва и радоваться, как быстро набираешь скорость».

Можно отметить в этом отношению математическую аллегорию с коэффициентом Шарпа, который представляет собой некий показатель эффективности системы. Чем он выше, тем система будет приносить больше прибыли. Следовательно, свои действия необходимо постоянно сопоставлять с целью. В правильном ли направлении вы движетесь? Быть может, сбились с курса и поэтому не видите свой желаемый результат?

Как работать полдня и все успевать: алгоритм от «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился с журналом «Коммерческий Директор» алгоритмом, как руководителю освободить от дел 4 часа в день.

1) Нужно научиться говорить «Нет!». Иногда каждый сталкивается с разными предложениями и просьбами, от которых нужно научиться отказываться.

2) Старайтесь по возможности чаще узнавать что-то новое – будет желание использовать новое на практике, возникает дополнительная мотивация для повышения продуктивности своего труда.

3) Находите источники жизненной мотивации и энергии. Для некоторых это утренняя пробежка, а для других – отдых с друзьями.

4) Сохраняйте уверенность в собственных силах. Для уверенности в работе и личной жизни требуется постоянный контроль уровня самооценки. Учитесь замечать свои победы, достижения, пусть и незначительные – это будет повышать личную уверенность. Не нужно зацикливаться на своих ошибках и неудачах, просто делайте выводы и идите дальше.

5) Планирование рабочего времени в свободное от работы время.

6) Берегите ментальные ресурсы. Каждый раз, когда не хотите работать, но заставляете себя, вы используете ментальный ресурс в виде силы воли. Но данный ресурс является ограниченным. Каждый раз, заставляя себя работать больше, чем нужно, вы постепенно истощаете свой ресурс. Поэтому не забывайте отдыхать и восстанавливать свою энергию.

Повысить продуктивность можно с помощью йоги

Сергей Агапкин,

врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук

Многие идут на работу свежими и полными сил, но в конце ощущают серьезную усталость. Как добиться повышения продуктивности в случае постоянных стрессов в офисе, значительной физической, умственной нагрузки, которые провоцируют истощение организма?

Характерные признаки вредного влияния стресса на здоровье – бессонница либо повышенная сонливость, проблемы концентрации внимания, потеря либидо, нарушения работы сердца. Постепенно это способствует развитию хронических болезней, в том числе психических.

Что же следует предпринять для повышения продуктивности, но без проблем для здоровья? Считаю йогу одним из самых эффективных решений. Уже спустя несколько месяцев простых занятий можно получить дополнительную энергетику, чтобы рабочий день не казался столь изнурительным.

Информация об авторах и компаниях

Сергей Агапкин, врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук. Получил медицинское образование по специализации «Физиотерапия и лечебная физкультура». В 1989 году, в возрасте 13 лет, при лечении сколиоза по совету врача-ортопеда начал заниматься йогой. А с 1993 года стал ее преподавать. Член Всемирной ассоциации йога-терапевтов. Ведущий преподаватель Agapkin Yoga Station.

Алексей Соловьев, управляющий директор компании Prostor Capital, Москва. Окончил Московский государственный технологический университет им. Н.Э. Баумана. Более десяти лет проработал в IT-компаниях, разрабатывая планы выхода на новые рынки. В нынешней компании с 2011 года. С 2014 года – член инвестиционного комитета и совета директора Фонда развития интернет-инициатив «ФРИИ Инвест». Входит в совет директоров компаний «Дневник.ру», Infratel, UMI и других портфельных компаний фонда. ООО «Простор Кэпитал Лтд». Сфера деятельности: венчурный фонд.

Приятно и выгодно в финансовом плане - так и продолжаем дальше трудиться!

Когда делаешь хорошо и качественно свою работу, получаешь определенное удовлетворение от этого. А как организовать работу в коллективе, чтобы повысить продуктивность всего отдела или компании в целом? Как разбудить желание работать у всего штата сотрудников? Что делать: повышать личную мотивацию каждого, заинтересовывать морально и материально? Ответим на эти вопросы в нашей статье.

Выделим самые распространенные методы, которые требуют значительных финансовых вложений:

1. Материальное поощрение

Затратный, но необходимый способ стимулирования персонала:

• увеличение зарплаты;
• премии (за проект, за год);
• бонусы (% от проекта).

Это хороший способ показать сотрудникам, что они получат в результате. Но как достичь таких результатов - каждый должен найти решение самостоятельно.

2. Дополнительный отпуск или выходные

Такое поощрение отдыхом стимулирует сотрудников к быстрому выполнению работ.

3. Автоматиза ция рабочих процессов

В деятельности любой компании есть рабочие процессы, которые можно упростить, облегчить за счет автоматизации. Так, использование специальных программ облегчает, например, ввод данных, автозаполнение стандартных форм и шаблонов, упрощает переписку с клиентами и т.д. Сокращая время на выполнение отдельных операций, можно добиться уменьшения общих трудозатрат. В результате освобождается время для выполнения других, более приоритетных задач.

4. Постоянный контроль со стороны руководства

Потребует личного вмешательства руководителя, а его рабочее время - самое дорогое.

5. Оплата обучения сотрудников - отправка на курсы, тренинги, семинары.

Забота о персонале, о его развитии показывает заинтересованность руководителей в работниках. И, конечно же, поможет повысить продуктивность коллектива.

Вышеперечисленные способы - это классические способы стимулирования. Но не всегда материальные способы стимулирования эффективны. Все имеет свои пределы: при достижении определенного уровня дохода последующее увеличение заработной платы не приводит к повышению качества работы сотрудников.

Поэтому сейчас российские компании все больше перенимают западные способы повышения эффективности труда сотрудников. Они не потребуют крупных вложений, но результаты могут получиться отличные.

Малозатратные способы стимулирования сотрудников:

• Создайте условия и атмосферу . Обстановка на рабочем месте должна располагать к работе, отношения в коллективе должны быть дружелюбными, и сотрудники понимают задачи каждого в достижении общей цели.
• Хорошо работают в такой комфортной рабочей атмосфере способы морального поощрения, выделение достижений отдельных сотрудников: вручение грамот, фото на доске почета (если таковая есть). Даже на словах выраженная, но искренняя и от души личная благодарность , может придать силы и энергии для еще лучшей работы. Неплохим стимулом может стать и сертификат на бесплатное использование услуг компании, в которой он трудится. Врученный вкупе с грамотой, он станет отличной возможностью повысить лояльность сотрудника к компании и увеличить его продуктивность. Этот способ с успехом применялся в нашей стране при плановой экономике. Всем хорошо известны соцсоревнования того периода.
• Важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. Сделать анализ работы сотрудника , определить, свое ли место он занимает - возможно, он будет более полезен на другой должности в коллективе. Или ему можно смело доверять и увеличить его полномочия на текущей должности. Для кого-то свобода действий и доверие подстегнут к покорению еще больших вершин. Повышение в должности – как следующий этап развития карьеры - лучший способ отметить перспективного сотрудника. Но вместе с повышением, конечно же, нужно использовать и финансовый метод – прибавление к зарплате.
• Правильная организация времени и планирование – залог успеха и хорошей успеваемости. Еженедельные планерки, отчеты о проделанной работе и планы предстоящих дел на следующую неделю помогают систематизировать работу. Но важно чтобы собрания не превратились в формальность, а на написание планов и отчетов не уходило половина рабочего времени. Такие отчеты нужны, чтобы помочь оптимизировать задачи . Увидеть большую задачу в целом, а затем разложить ее на отдельные шаги, или придать задаче конкретное выражение в цифрах или сроках. Тогда решить такую поставленную задачу будет легче.

• Хотите добиться более быстрого решения задачи? Есть один проверенный метод – установите конкретное время на выполнение задачи . Никогда не работается так эффективно, как в последний день или час перед окончанием отведенного времени. Но здесь главное не слишком переусердствовать. Времени должно быть достаточно на выполнение задания, но не избыточно. Такое задание должно давать вызов, но быть достижимо в отведенный срок. Однако если это не просто помогает организоваться, а сильно напрягает, то нужно помнить, что нельзя все время работать «под напряжением». Также полезно назначать промежуточные точки - по ним удобно контролировать ход выполнения и можно вовремя понять, что задача проваливается. В конце проекта можно провести ретроспективу проекта, чтобы учесть опыт для последующих задач: у кого из сотрудников какие промахи в работе были. И что нужно делать по-иному, чтобы этих промахов избежать в дальнейшем.
• А вообще поможет систематизация накопленного опыта посредством создания инструкций и регламентов . Такие инструкции должны содержать пошаговый план действий и описание всех этапов работы, в том числе и указание сроков для их выполнения. Эти документы станут хорошим обучающим пособием для новичков. Действующие сотрудники тоже почерпнут оттуда много полезного.
• Одно из последних новшеств это – введение системы учета рабочего времени . Такая программа позволяет контролировать время проведенное сотрудником за компьютером, повышает навыки самоорганизации и позволяет отследить эффективность использования рабочего времени. Также система позволяет руководителю линейных подразделений и департаментов определить, кто из сотрудников имеет потенциал для роста (например, из отчета руководитель увидел, что сотрудник во время выполнения работы использовал онлайн-справочники, которые помогли сделать задачу лучше) и что можно улучшить в работе коллектива. Для примера, одна всем хорошо известная энергетическая компания «А» за 4 месяца сократила транзакционные издержки рабочего времени в абсолютных цифрах на 12 миллионов рублей, при этом целевое использование рабочего времени увеличилось на 20%).

Некоторые методы повышения продуктивности работы обязательно потребуют денежных затрат, но порой достаточно эффективно работают и малозатратные способы. Сочетание одновременно и тех, и других методов даст наилучший результат.